Help getting the data from other file

[janu319]

Hallo,

Hope someone can help me with this tricky question(at least tricky for me). I need to get the information from one excel to another (I can combine them into one file if that makes it easy) following certain conditions.

• I must assign a “Volunteer_Group”(column-F) and “Volunteer ID”(column-G) if the “Manual_Operation” is set to “Yes” in the file “Rooms_Booths _list” from another list in the excel file “Volunteer_list”.
• I need to assign a minimum of 4 “Volunteer_ID”s (from a Volunteer_Group) to each Room_Name. This means, if a Room_name has Zero, 1, 2 or 3 instances of Manual_Operation= Yes, then I must assign(or say reserve) 4 “Volunteer_ID”s. Does not have to be in sequential order.
• I can assign a Volunteer_Group to a maximum of 4 continuous Room_Names.
• I cannot assign more than one Volunteer_Group to a Room_Name.

I have added the sample data as mini sheets.

I tried to count the number of instances of YES, per each room_name based on the rule any instances less than 4 is counted as 4 and rest is actual value but I could not be able to get the data from other file.
I tried to CONCATENATE the columns Volunteer_Group and Volunteer_ID with a special character in-between to make it one column and want to use the Text to columns option later to make it two columns again, but I could not able to figure out how I can jump from one Volunteer_Group to other Volunteer_Group.

Any help or ideas are much appreciated.

Rooms_Booths _list.xlsx
	A	B	C	D	E	F	G
1	City_Code	Booth_No	Room_name	Box	Manual_Operation	Volunteer_Group	Volunteer_ID
2	3345	1	A	1	Yes	3345_VL01	1
3	3345	1	A	2	No
4	3345	1	A	3	No
5	3345	1	A	4	Yes	3345_VL01	2
6	3345	1	A	5	No
7	3345	1	A	6	No
8	3345	1	A	7	No
9	3345	1	A	8	No
10	3345	1	A	9	No
11	3345	1	A	10	No
12	3345	1	A	11	No
13	3345	1	A	12	No
14	3345	1	A	13	No
15	3345	1	A	14	No
16	3345	1	A	15	Yes	3345_VL01	3
17	3345	1	A	16	No
18	3345	1	A	17	No
19	3345	1	A	18	No
20	3345	1	A	19	No
21	3345	1	A	20	No
22	3345	1	A	21	No
23	3345	1	A	22	No
24	3345	1	A	23	No
25	3345	1	A	24	No
26	3345	1	B	1	No
27	3345	1	B	2	No
28	3345	1	B	3	No
29	3345	1	B	4	No
30	3345	1	B	5	No
31	3345	1	B	6	No
32	3345	1	B	7	Yes	3345_VL01	5
33	3345	1	B	8	Yes	3345_VL01	6
34	3345	1	B	9	Yes	3345_VL01	7
35	3345	1	B	10	Yes	3345_VL01	8
36	3345	1	B	11	Yes	3345_VL01	9
37	3345	1	B	12	No
38	3345	1	B	13	No
39	3345	1	B	14	No
40	3345	1	B	15	No
41	3345	1	B	16	No
42	3345	1	B	17	No
43	3345	1	B	18	No
44	3345	1	B	19	No
45	3345	1	B	20	No
46	3345	1	B	21	No
47	3345	1	B	22	No
48	3345	1	B	23	No
49	3345	1	B	24	No
50	3345	1	C	1	No
51	3345	1	C	2	No
52	3345	1	C	3	No
53	3345	1	C	4	No
54	3345	1	C	5	No
55	3345	1	C	6	No
56	3345	1	C	7	No
57	3345	1	C	8	No
58	3345	1	C	9	No
59	3345	1	C	10	No
60	3345	1	C	11	No
61	3345	1	C	12	No
62	3345	1	C	13	No
63	3345	1	C	14	No
64	3345	1	C	15	No
65	3345	1	C	16	No
66	3345	1	C	17	No
67	3345	1	C	18	No
68	3345	1	C	19	No
69	3345	1	C	20	No
70	3345	1	C	21	No
71	3345	1	C	22	No
72	3345	1	C	23	No
73	3345	1	C	24	No
74	3345	1	D	1	Yes	3345_VL02	1
75	3345	1	D	2	Yes	3345_VL02	2
76	3345	1	D	3	Yes	3345_VL02	3
77	3345	1	D	4	Yes	3345_VL02	4
78	3345	1	D	5	Yes	3345_VL02	5
79	3345	1	D	6	Yes	3345_VL02	6
80	3345	1	D	7	Yes	3345_VL02	7
81	3345	1	D	8	Yes	3345_VL02	8
82	3345	1	D	9	Yes	3345_VL02	9
83	3345	1	D	10	Yes	3345_VL02	10
84	3345	1	D	11	Yes	3345_VL02	11
85	3345	1	D	12	Yes	3345_VL02	12
86	3345	1	D	13	Yes	3345_VL02	13
87	3345	1	D	14	Yes	3345_VL02	14
88	3345	1	D	15	Yes	3345_VL02	15
89	3345	1	D	16	Yes	3345_VL02	16
90	3345	1	D	17	Yes	3345_VL02	17
91	3345	1	D	18	Yes	3345_VL02	18
92	3345	1	D	19	Yes	3345_VL02	19
93	3345	1	D	20	Yes	3345_VL02	20
94	3345	1	D	21	Yes	3345_VL02	21
95	3345	1	D	22	Yes	3345_VL02	22
96	3345	1	D	23	Yes	3345_VL02	23
97	3345	1	D	24	Yes	3345_VL02	24
98	3345	2	A	1	No
99	3345	2	A	2	No
100	3345	2	A	3	No
101	3345	2	A	4	No
102	3345	2	A	5	No
103	3345	2	A	6	No
104	3345	2	A	7	No
105	3345	2	A	8	No
106	3345	2	A	9	No
107	3345	2	A	10	Yes	3345_VL02	1
108	3345	2	A	11	Yes
109	3345	2	A	12	Yes
110	3345	2	A	13	Yes
111	3345	2	A	14	Yes
112	3345	2	A	15	Yes
113	3345	2	A	16	Yes
114	3345	2	A	17	Yes
115	3345	2	A	18	No
116	3345	2	A	19	No
117	3345	2	A	20	No
118	3345	2	A	21	No
119	3345	2	A	22	Yes
120	3345	2	A	23	Yes
121	3345	2	A	24	Yes
122	3345	2	B	1	No
123	3345	2	B	2	No
124	3345	2	B	3	Yes
125	3345	2	B	4	Yes
126	3345	2	B	5	Yes
127	3345	2	B	6	Yes
128	3345	2	B	7	No
129	3345	2	B	8	No
130	3345	2	B	9	Yes
131	3345	2	B	10	No
132	3345	2	B	11	Yes
133	3345	2	B	12	No
134	3345	2	B	13	No
135	3345	2	B	14	Yes
136	3345	2	B	15	No
137	3345	2	B	16	Yes
138	3345	2	B	17	No
139	3345	2	B	18	No
140	3345	2	B	19	Yes
141	3345	2	B	20	No
142	3345	2	B	21	Yes
143	3345	2	B	22	No
144	3345	2	B	23	No
145	3345	2	B	24	Yes
146	3345	2	C	1	No
147	3345	2	C	2	Yes
148	3345	2	C	3	No
149	3345	2	C	4	No
150	3345	2	C	5	Yes
151	3345	2	C	6	No
152	3345	2	C	7	Yes
153	3345	2	C	8	No
154	3345	2	C	9	No
155	3345	2	C	10	Yes
156	3345	2	C	11	No
157	3345	2	C	12	Yes
158	3345	2	C	13	No
159	3345	2	C	14	No
160	3345	2	C	15	Yes
161	3345	2	C	16	No
162	3345	2	C	17	Yes
163	3345	2	C	18	No
164	3345	2	C	19	No
165	3345	2	C	20	Yes
166	3345	2	C	21	No
167	3345	2	C	22	Yes
168	3345	2	C	23	No
169	3345	2	C	24	No
170	3345	2	D	1	Yes
171	3345	2	D	2	No
172	3345	2	D	3	Yes
173	3345	2	D	4	No
174	3345	2	D	5	No
175	3345	2	D	6	Yes
176	3345	2	D	7	No
177	3345	2	D	8	Yes
178	3345	2	D	9	No
179	3345	2	D	10	Yes
180	3345	2	D	11	No
181	3345	2	D	12	No
182	3345	2	D	13	No
183	3345	2	D	14	No
184	3345	2	D	15	Yes
185	3345	2	D	16	No
186	3345	2	D	17	No
187	3345	2	D	18	No
188	3345	2	D	19	No
189	3345	2	D	20	No
190	3345	2	D	21	No
191	3345	2	D	22	No
192	3345	2	D	23	No
193	3345	2	D	24	No
194	3345	3	A	1	No
195	3345	3	A	2	Yes
196	3345	3	A	3	No
197	3345	3	A	4	Yes
198	3345	3	A	5	No
199	3345	3	A	6	No
200	3345	3	A	7	Yes
201	3345	3	A	8	No
202	3345	3	A	9	Yes
203	3345	3	A	10	No
204	3345	3	A	11	No
205	3345	3	A	12	Yes
206	3345	3	A	13	No
207	3345	3	A	14	Yes
208	3345	3	A	15	No
209	3345	3	A	16	No
210	3345	3	A	17	Yes
211	3345	3	A	18	No
212	3345	3	A	19	Yes
213	3345	3	A	20	No
214	3345	3	A	21	No
215	3345	3	A	22	Yes
216	3345	3	A	23	No
217	3345	3	A	24	Yes
218	3345	3	B	1	No
219	3345	3	B	2	No
220	3345	3	B	3	No
221	3345	3	B	4	No
222	3345	3	B	5	No
223	3345	3	B	6	No
224	3345	3	B	7	No
225	3345	3	B	8	No
226	3345	3	B	9	No
227	3345	3	B	10	No
228	3345	3	B	11	No
229	3345	3	B	12	No
230	3345	3	B	13	No
231	3345	3	B	14	No
232	3345	3	B	15	No
233	3345	3	B	16	No
234	3345	3	B	17	No
235	3345	3	B	18	Yes
236	3345	3	B	19	Yes
237	3345	3	B	20	Yes
238	3345	3	B	21	Yes
239	3345	3	B	22	Yes
240	3345	3	B	23	Yes
241	3345	3	B	24	Yes
242	3345	3	C	1	No
243	3345	3	C	2	Yes
244	3345	3	C	3	Yes
245	3345	3	C	4	No
246	3345	3	C	5	No
247	3345	3	C	6	No
248	3345	3	C	7	No
249	3345	3	C	8	No
250	3345	3	C	9	No
251	3345	3	C	10	No
252	3345	3	C	11	No
253	3345	3	C	12	No
254	3345	3	C	13	No
255	3345	3	C	14	No
256	3345	3	C	15	No
257	3345	3	C	16	Yes
258	3345	3	C	17	No
259	3345	3	C	18	No
260	3345	3	C	19	No
261	3345	3	C	20	No
262	3345	3	C	21	No
263	3345	3	C	22	No
264	3345	3	C	23	No
265	3345	3	C	24	No
266	3345	3	D	1	No
267	3345	3	D	2	No
268	3345	3	D	3	No
269	3345	3	D	4	No
270	3345	3	D	5	No
271	3345	3	D	6	No
272	3345	3	D	7	No
273	3345	3	D	8	No
274	3345	3	D	9	No
275	3345	3	D	10	No
276	3345	3	D	11	Yes
277	3345	3	D	12	No
278	3345	3	D	13	No
279	3345	3	D	14	No
280	3345	3	D	15	No
281	3345	3	D	16	No
282	3345	3	D	17	No
283	3345	3	D	18	No
284	3345	3	D	19	No
285	3345	3	D	20	No
286	3345	3	D	21	Yes
287	3345	3	D	22	Yes
288	3345	3	D	23	Yes
289	3345	3	D	24	Yes
290	3345	4	A	1	Yes
291	3345	4	A	2	No
292	3345	4	A	3	No
293	3345	4	A	4	No
294	3345	4	A	5	No
295	3345	4	A	6	No
296	3345	4	A	7	No
297	3345	4	A	8	No
298	3345	4	A	9	No
299	3345	4	A	10	No
300	3345	4	A	11	No
301	3345	4	A	12	No
302	3345	4	A	13	No
303	3345	4	A	14	No
304	3345	4	A	15	No
305	3345	4	A	16	No
306	3345	4	A	17	No
307	3345	4	A	18	No
308	3345	4	A	19	No
309	3345	4	A	20	No
310	3345	4	A	21	No
311	3345	4	A	22	No
312	3345	4	A	23	No
313	3345	4	A	24	No
314	3345	4	B	1	No
315	3345	4	B	2	No
316	3345	4	B	3	No
317	3345	4	B	4	No
318	3345	4	B	5	No
319	3345	4	B	6	No
320	3345	4	B	7	No
321	3345	4	B	8	No
322	3345	4	B	9	No
323	3345	4	B	10	No
324	3345	4	B	11	No
325	3345	4	B	12	No
326	3345	4	B	13	No
327	3345	4	B	14	No
328	3345	4	B	15	No
329	3345	4	B	16	No
330	3345	4	B	17	No
331	3345	4	B	18	No
332	3345	4	B	19	Yes
333	3345	4	B	20	Yes
334	3345	4	B	21	Yes
335	3345	4	B	22	Yes
336	3345	4	B	23	Yes
337	3345	4	B	24	No
338	3345	4	C	1	No
339	3345	4	C	2	No
340	3345	4	C	3	No
341	3345	4	C	4	No
342	3345	4	C	5	No
343	3345	4	C	6	No
344	3345	4	C	7	No
345	3345	4	C	8	Yes
346	3345	4	C	9	Yes
347	3345	4	C	10	No
348	3345	4	C	11	No
349	3345	4	C	12	Yes
350	3345	4	C	13	No
351	3345	4	C	14	No
352	3345	4	C	15	Yes
353	3345	4	C	16	Yes
354	3345	4	C	17	No
355	3345	4	C	18	No
356	3345	4	C	19	No
357	3345	4	C	20	No
358	3345	4	C	21	No
359	3345	4	C	22	No
360	3345	4	C	23	No
361	3345	4	C	24	No
362	3345	4	D	1	No
363	3345	4	D	2	No
364	3345	4	D	3	Yes
365	3345	4	D	4	Yes
366	3345	4	D	5	Yes
367	3345	4	D	6	Yes
368	3345	4	D	7	Yes
369	3345	4	D	8	Yes
370	3345	4	D	9	Yes
371	3345	4	D	10	Yes
372	3345	4	D	11	Yes
373	3345	4	D	12	Yes
374	3345	4	D	13	Yes
375	3345	4	D	14	No
376	3345	4	D	15	No
377	3345	4	D	16	No
378	3345	4	D	17	No
379	3345	4	D	18	No
380	3345	4	D	19	No
381	3345	4	D	20	No
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Sheet1

Thanks in advance for your time.

Kind regards,
Janu